El Instituto Electoral del Estado de México trabaja en un Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020, en el cual se establecen actividades y acciones en la materia, como es destinar espacios para los archivos de trámite, de concentración e histórico, y también trabajar con los instrumentos de control y consulta.
Con lo anterior, se busca dar cumplimiento a la Ley General de Archivos que entró en vigor el año pasado, con la idea de homogeneizar la organización de la información y establecer elementos de planeación, programación, organización, y evaluación para la conservación y preservación de la documentación.
Las acciones a desarrollar, son supervisadas por el Área coordinadora de Archivos y desarrolladas por los integrantes del Sistema Institucional de Archivos. Además, existe un Grupo Interdisciplinario de Administración de Documentos que coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales, formula opiniones, valoraciones y recomendaciones técnicas de los documentos, y también considera la normatividad en materia archivística.
Aunado a lo anterior, el Sistema Institucional de Archivos cuenta con un conjunto de registros, procedimientos, criterios, formatos, cursos, manuales y herramientas digitales para sustentar la actividad y modernizar los procesos archivísticos.
También se cuenta con un Sistema de Gestión Documental que de igual forma permite homologar la recepción, registro, trámite, gestión y atención de los documentos que se generan y reciben en las áreas administrativas, así como la digitalización.
Con lo anterior, se facilita que las diferentes áreas y unidades adscritas al Instituto puedan atender eficazmente las solicitudes que efectúa la ciudadanía a través de los mecanismos de acceso a la información, establecidos en la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.
Es importante mencionar que la Ley General de Archivos cuenta con criterios archivísticos como el origen de procedencia y orden natural de la documentación y, establece los niveles de organización de la documentación por fondo, sección, y serie para ordenar, clasificar y describir la misma, y así identificar plenamente los expedientes para su consulta inmediata.
