Para establecer una metodología que permita homogeneizar la organización de la información y establecer un criterio desde el punto de vista administrativo, legal, fiscal, contable e histórico, el Instituto Electoral del Estado de México (IEEM), ha realizado diversas acciones que permitan dar cumplimiento a la Ley General de Archivos que entró en vigor este año, aseguró Fredy Vega Cortinaz, Jefe del Departamento de Organización y Disposición Documental.
Entrevistado por Kathya Soto, en el programa del Instituto Detrás de tu voto, expuso que ante este nuevo contexto, las instituciones, los órganos de los tres poderes de la unión, los tres niveles de gobierno, así como los órganos autónomos, cambian la forma de organizar los documentos de archivo, los cuales en su momento serán públicos y cualquier persona podrá acceder a ellos.
Por lo anterior añadió, el IEEM trabaja un Programa Anual de Desarrollo Archivístico que se implementará en 2020, el cual establece actividades y acciones en la materia, como es destinar espacios para los archivos de trámite, de concentración e históricos, y también trabajar con los instrumentos de control y consulta citados por dicha Ley.
Asimismo, Vega Cortinaz comentó que, se integró el Grupo Interdisciplinario de Administración de Documentos, conformado por los titulares de la Presidencia del Consejo General, la Secretaría Ejecutiva, la Contraloría General, la Dirección Jurídico-Consultiva, la Unidad de Transparencia, la Unidad de Informática y Estadística y también por la Subdirección de Administración de Documentos.
Este Grupo, refirió, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales, formula opiniones, valoraciones y recomendaciones técnicas de los documentos, y también considera la normatividad en materia de archivos.
A su vez, aclaró que en el IEEM se tomaron acciones para la integración e implementación de un Sistema Institucional de Archivos, que es un conjunto de registros, procedimientos, criterios, estructuras y herramientas para sustentar la actividad archivística y modernizar los procesos.
El Jefe del Departamento de Organización y Disposición Documental destacó que también se cuenta con un Sistema de Gestión Documental que de igual forma comenzará a operar el año entrante y permitirá homologar la recepción, registro, trámite, gestión y atención de los documentos que entran en las áreas administrativas, así como la digitalización.
Con lo anterior, concluyó, se facilita que las diferentes áreas y unidades adscritas al Instituto puedan atender eficazmente las solicitudes que efectúa la ciudadanía a través de los mecanismos de acceso a la información, establecidos en la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.
