Si como administraciones entrantes establecen el compromiso de mejorar su archivo, tenerlo bien organizado, clasificado, actualizado y en un lugar digno, impulsarán la transparencia del gobierno municipal y ésta será más exitosa, por ello es esencial que conozcan a fondo sus obligaciones en la materia, aseveró Guadalupe Ramírez Peña, Comisionada del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem).
Al impartir la plática de sensibilización “La importancia y función de los archivos en los gobiernos municipales”, dirigida a secretarias y secretarios del ayuntamiento, de diversos municipios mexiquenses, Ramírez Peña acentuó la importancia de que cada administración municipal designe un responsable del Área Coordinadora de Archivos, que preferentemente no sea quien ostente el cargo de titular de la Unidad de Transparencia, ya que el perfil y las funciones que desempeñará requieren de otro tipo de especialización.
Por su parte, José Martínez Vilchis, Comisionado Presidente del Infoem, reiteró a las y los asistentes a esta plática virtual, que todos los actos de gobierno deben convertirse en documentos escritos y éstos en archivos organizados, pues de esta forma será mucho más sencillo responder a las solicitudes de información que remite la población. Asimismo, destacó la relevancia de conocer la forma en la cual se registran, gestionan y almacenan los documentos, si su tratamiento será físico o digital; los tipos de archivos generados y la temporalidad de su conservación.
Martínez Vilchis expresó que filósofos, politólogos e historiadores han coincidido en que “quien no conoce su historia, está obligado a cometer los mismos errores”; es por esta razón que los archivos cobran gran relevancia en las administraciones públicas, pues conocer cómo se ha manejado anteriormente cada gobierno permitirá implementar nuevas estrategias de mejora; lo cual sólo puede lograrse al acceder a unos archivos ordenados, disponibles y bien conservados, por lo que hizo un llamado a las autoridades a fortalecer la imagen de sus administraciones, a través de sus archivos municipales.
Durante la clausura de esta plática, el Comisionado Luis Gustavo Parra Noriega indicó que las autoridades entrantes tienen la oportunidad de ser aliados de la transparencia y del cuidado de la privacidad de sus habitantes, con quienes se han comprometido a rendir cuentas y dar buenos frutos en cada una de sus demarcaciones; lo cual puede lograrse mediante el impulso de una gestión transparente y con archivos exitosos.
El Comisionado Parra Noriega agregó que garantizar los derechos de la ciudadanía coadyuva a generar confianza en sus gobiernos, de ahí la trascendencia de que las administraciones municipales realicen acciones que fomenten un actuar transparente y de protección a los datos personales y la privacidad de sus habitantes, basados en una gestión documental eficiente que incentive la rendición de cuentas y permita a la población acceder a la información pública.
